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接受货主询价
1． 海运询价： ① 需掌握发货港至各大洲，各大航线常用的，及货主常 相关书籍
需服务的港口，价格 ② 主要船公司船期信息 ③ 需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等。（水路危规） 2． 陆运询价：（人民币费用） ① 需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格 ② 各港区装箱价格 ③ 报关费、商检、动植检收费标准。 3． 不能及时提供的，需请顾客留下电话、姓氏等联系要素，以便在尽可能短的时间内回复货主。
接单（接受货主委托）
接受货主委托后（一般为传真件）需明确的重点信息： 1． 船期、件数 2． 箱型、箱量 3． 毛重 4． 体积 各项型最大体积为：( 长*宽*高) 可装体积，可装重量 1×20GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT 1×40GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT 1×40HC=76CBM 12*2.7*2.38 1×45GP=86CBM （注：GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公吨；HC high cubic 高箱） 5．付费条款、货主联系方法 6．做箱情况，门到门还是内装
订舱
1． 缮制委托书（十联单）；制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改。 2．加盖公司订舱章订舱： 需提供订舱附件的（如船公司价格确认件），应一并备齐方能去订舱。 3．取得配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息。 四、做箱 1． 门到门： 填妥装箱计划中：做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。 2．内装： 填妥装箱计划中：船期船名航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、进舱编号等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。 3．取得两种做箱方法所得的装箱单（CLP）
报关（有时同时、有时先于做箱）
1．了解常出口货物报关所需资料。 ①需商检 ②需配额 ③需许可证 ④需产地证 ⑤需提供商标授权、商标品名 ⑥出口香港地区货值超过万，其他地区超过万，核销时需提供结汇水单（复印件） ⑦需提供商会核价章 2．填妥船名航次，提单号，对应装箱单(packing list)，发票，所显示的毛重净重，件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性（单证一致）。 3． 显示报关单所在货物的"中文品名"，对照海关编码大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。 4．备妥报关委托书，报关单，手册，发票，装箱单，核销单，配舱回单（十联单第五联以后），更改单（需要的话）和其他所需资料，于截关前一天通关。 5．跟踪场站收据，确保配载上船。 6．凡是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额，商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便（报运部）顺利抽回资料，重新利用。否则只会顺延船期，造成麻烦。
提单确认和修改
1． 问明顾客"提单"的发放形式： ① 电放： 需顾客提供正本"电放保函"（留底），后出具公司"保函"到船公司电放。 ②预借(如可行) 需顾客提供正本"预借保函"（留底），后出具公司"保函"到船公司预借。 ③ 倒签(如可行) 需顾客提供正本"倒签保函"（留底），后出具公司"保函"到船公司倒签。 *此种情况下，多半是签发HOUSE B/L. ④分单： 应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将一票关单拆成多票关单。 ⑤ 并单： 应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将多票关单合成一票关单 ⑥异地放单： 须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单之联系人，电话，传真，公司名，地址等资料方可放单。 2．依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。
签单
1．查看每张正本提单是否都签全了证章。 2．是否需要手签。 八、航次费用结算 1． 海运费 ① 预付(FREIGHT PREPAID) ②到付(FREIGHT COLLECT) 2．陆运费 ①订舱 ②报关(包括返关之前已经报关的费用) ③做箱(内装/门到门) ④其他应考虑的费用： 冲港费/冲关费 商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改 九、提单、发票发放（提单样本） 1． 货主自来取件的，需签收 2． 通过EMS和快递送达的,应在"名址单",上标明诸如:"提单号"、"发票号"、"核销单号"、"许可证号"、"配额号"等要素以备日后查证 十、应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的"核销退税单" 十一、海关退税有问题的，需更改并要提供如下资料： l、报关数据正确、舱单不正确的 ① 经预录后的〈海关返还的〉报关单复印件；② 场站收据复印件〈十联单的第七联即黄联〉 ③ 提单正本复印件两张 ④ 装箱单(Container Load Plan)复印件 ⑤ 更正单（三联、正本）。 2．短装（多报少出）、溢装（少报多出） ①船开5天（工作日）内没能及时更正的: 先交纳罚款金3000-5000; 货主重新提供的发票、装箱单（Packing list） 货主重新提供报关单 提单副本复印件（加盖"提单副本确认章"） ② 船开5天（工作日）内更改的 提单副本复印件（加盖"提单副本确认章"） 正本、正确的报关单[1]
制作出口单据
A.汇票 国际贸易中，主要使用的是跟单汇票，作为出口方要求付款的凭证。制作汇票时应注意下列问题。 · 出票条款。信用证名下的汇票，应填写出票条款。包括：开证行名称，信用证号码和开证日期。 ·汇票金额。托收项下汇票金额应与发票一致。若采用部分托收、部分信用证方式结算，则两张汇票金额各按规定填写，两者之和等于发票金额。信用证项下的汇票，若信用证没有规定，则应与发票金额一致。若信用证规定汇票金额为发票的百分之几，则按规定填写。这一做法，通常用于以含佣价向中间商报价，发票按含佣价制作，开证行在付款时代扣佣金的情况。 · 付款人名称。托收方式的汇票，付款人为买方。信用证方式下，以信用证开证行或其指定的付款行为付款人。若信用证未加说明，则以开证行为付款人。 ·收款人名称。汇票的收款人应是银行。信用证方式下，收款人通常为议付行；托收方式下，收款人可以是托收行，均作成指示式抬头。托收中也可将出口方写成收款人（已收汇票），然后由收款人作委托收款背书给托收行。 B.商业发票 商业发票（Commercial Invoice）是出口商开立的发货价目清单，是装运货物的总说明。发票全面反映了合同内容。 发票的主要作用是供进口商凭以收货、支付货款和进出口商记账、报关纳税的凭据。在不用汇票的情况下（如付款信用证、即期付款交单），发票代替汇票作为付款的依据。 发票没有统一的格式，其内容应符合合同规定，在以信用证方式结算时，还应与信用证的规定严格相符。发票是全套货运单据的中心，其他单据均参照发票内容缮制，因而制作不仅要求正确无误，还应排列规范，整洁美观。 制作内容及注意事项如下： ·出口商名称。发票顶端必须有出口商名称、地址、电传、传真和电话号码，其中出口商名称和地址应与信用证一致。 · 发票名称。在出口商名称下，应注明"发票"（Cormercial Invoice或Invoice)字样。 ·发票抬头人。通常为国外进口商。在信用证方式时，除非另有规定，应为开证申请人。 · 发票号码，合同号码，信用证号码及开票日期。发票号码由出口商自行按顺序编制。合同号码和信用证号码应与信用证所列的一致，如信用证无此要求，亦应列明。开票日期不应与运单日期相距太远，但必须在信用证交单期和有效期之内。 ·装运地和目的地。应与信用证所列一致，目的地应明确具体，若有重名，应写明国别。 · 运输标志（嗟头）。凡来证有指定嗟头的，按来证制作。如无规定，由托运人自行制定。以集装箱方式装运，可以集装箱号和封印号码取代。运输单据和保险单上的嗟头，应与发票一致。 ·货物名称、规格、包装、数量和件数。关于货物的描述应符合合同要求，还必须和信用证所用文字完全一致。如用列明重量，应列明总的毛重和净重。 · 单价和总值。单价和总值必须准确计算，与数量之间不可有矛盾，应列明价格条件（贸易术语），总值不可超过信用证金额的超值发票，银行可以接受，也有权拒收。 ·附加证明。大致有以下几种：（l）加注费用清单：运费、保险费和FOB价；（2）注明特定号码，如进口许可证号、布鲁塞尔税则号；（3）注明原料来源地的证明文句。 ·出单人名称。发票由出口商出具，在信用证方式下，必须是受益人。"UCP 500"规定，商业发票可以只标明出单人名称而不加签署。如需签字，来证中应明确规定，如Signed Commercial Invoice。 C.运输单据 运输单据因不同贸易方式而异。有海运提单、海运单、航空运单、铁路运单、货物承运收据及多式联运单据等。 我国外贸运输方式以海运为主。这里着重介绍海运提单Bill of Lading的缮制及注意事项。 ·托运人（Shipper）。一般即为出口商，也即信用证的受益人，如果开证申请人为了贸易上的需要，在信用证内规定作成第三者提单也可照办，例如请货运代理做托运人。 · 收货人（consignee）。该栏又称提单抬头。应严格按信用证规定制作。如以托收方式结算。则一般做成指示式抬头。即写成"To order"或"To the order of x x X"字样。不可做成以买方为抬头的记名提单或以买方为指示人的提单以免过早转移物权。 ·通知人（NotifyParty）。这是货物到达目的港时船方发送到货通知的对象，通常为进口方或其代理人。但无论如何，应按信用证规定填写。如果信用证没有规定，则正本提单以不填为宜，但副本提单中仍应将进口方名称地址填明，以便承运人通知。 · 提单号码（B/L No.）。提单上必须注明编号，以便核查，该号码与装货单（又称大副收据）或（集装箱）场站收据的号码是一致的。没有编号的提单无效。 ·船名及航次（Name of Vessel ;Voy No）。填列所装船舶及航次。如中途转船，只填写第一程船名航次。 ·装运港（Port of Loading）和卸货港（Port of Discharge）。应填写具体港口名称。卸货港如不同国家有重名，则应加注国名。卸货港如采取选择港方式，应全部列明。如伦敦/鹿特丹/汉堡选卸，则在卸货港栏中填上"option London/Rotterdam/Hamburg",收货人必须在船舶到达第一卸货港前在船公司规定时间内通知船方卸货港，否则船方可在其中任意一港卸货。选择港最多不得超过三个，且应在同一航线上，运费按最高者计收? 如中途转船，卸货港即填写转船港名称，而目的港应填入"最终目的地"（Final Destination）栏内。也可在卸货港内填上目的港，同时注明在XX港转船"（W/Tat XX）。 ·唛头。与发票所列一致。 · 包装件数和种类（Number and Kind of Packages）与货物描述（Description of Goods）。按实际情况列明。一张提单有几种不同包装应分别列明，托盘和集装箱也可作为包装填列。裸装有捆、件，散装货应注明"In bulk"。货物名称允许使用货物统称。但不得与信用证中货物的描述有抵触。危险品应写清化学名称，注明国际海上危险品运输规则号码（IMCO CODE PAGE），联合国危规号码（UN CODE NO），危险品等级（CLASS NO）。冷藏货物注明所要求的温度。 ·毛重和尺码（Gross Weight&Measurement）。除信用证另有规定外，重量以千克或公吨为单位，体积以立方米为计算单位。 ·运费和费用（Freight&Charges）。本栏只填运费支付情况， CFR和CIF条件成交，应填写运费预付（Freight PrePaid），FOB 条件成交，一般填写运费到付（Freight Collect），除非买方委托发货人代付运费。程租船一般只写明"AS ARRANGED"（按照约定）。 如信用证另有规定，按信用证规定填写。 ·正本提单份数（Number of original Bs/L）。按信用证规定签发，并分别用大小写数字填写，如"（2）TW"。信用证中仅规定"全套"（FUll set），习惯做两份正本，但一份正本亦可视为全套。 ·提单日期和签发地点。除备运提单外，提单日期均为装货完毕日期，不能迟于信用证规定的装运期。提单签发地点按装运地填列。如果船期晚于规定装运期，要求船方同意以担保函换取较早日期提单，这就是"倒签提单"（Anti dated B/L）；货未装上船就要求船方出具已装船提单，这就是"预借提单"（Advanced B/L），这种做法系国际航运界陋习，一旦暴露，可能造成对方索赔以至拒收而导致巨大损失。 · 签署。按"UCP 500"规定，海运提单表面应注明承运人名称，并由承运人或其代理人、船长或其代理人签署。签署人亦须表明其身份。若为代理人签署，尚须表明被代理一方的名称和身份。 ·其他。信用证要求在提单上加注的内容。如信用证规定"每份单据上均应显示信用证号码"、"提单需提供贸促会证明"等。必须按信用证规定处理。 D.保险单 保险单（Insurance Policy/Certification）是保险人与被保险人之间订立的保险合同的凭证。是被保险人索赔、保险人理赔的依据，在CIF或CIP合同中，出口商在向银行或进口商收款时，提交符合销售合同及/或信用证规定的保险单据是出口商必不可少的义务。 保险单主要内容如下： ·保险人及保险公司。 · 保险单编号。 ·被保险人，即投保人。在CIF或CIP条件下，出口货物由出口商申请投保，在信用证没有特别规定的前提下，信用证受益人为被保险人。并加空白背书，以转让保险权益。 ·标记。指运输标志应和提单、发票及其他单据上的标记一致。通常在标记栏内注明"按XX号发票"(as per Invoice No.X XX）。 ·包装及数量。应与发票内容相一致。 · 保险货物名称。可参照商业发票中描述的商品名称填制。也可填货物的统称。信用证有时要求所有单据都要显示出信用证号码，则可在本栏空白处表示。 ·保险金额。按信用证规定金额投保，若信用证未规定，则按 CIF或CIP价格的110%投保。 ·保费及资率。保费及资率一般没有必要在保险单上表示。 该栏仅填"AS ARRANGED"。但来证如果要求标明保费及费率时，则应打上具体数字及费率。 ·装载运输工具。海运货物应填写船名和航次。如果需在中途转船，如投保时已确定二程船名，则把二程船名也填上。如二程船名未能预知，则在第一程船名后加注"and/or steamers"。 ·开航日期、起运地和目的地．开航日期缮?quot;as per B/L"（见提单），地点参照提单填写。 ·承保险别。本栏是保险单的核心内容。它主要规定了保险公司对该批货物承保的责任范围，也是被保险人在货物遭到损失后，确定是否属保险公司责任的根据。本栏应按投保资料缮制，并要严格符合信用证条款的要求。 · 赔付地点和赔付代理人。一般为保险公司在目的地或就近地区的代理人。 ·保险单签发日期和地点。保险单的出单日期不迟于提单或其他货运单据签发日期，以表示货物在装运前已办理保险。 · 保险公司签章。 E.原产地证明 原产地证明（Certificate of Orgin）是用以证明货物原产地或制造地，是进口国海关计征税率的依据。我国出口商品所使用的产 地证主要有以下几种： · 普通产地证。用以证明货物的生产国别，进口国海关凭以核定应征收的税率。在我国，普通产地证可由出口商自行签发，或由进出口商品检验局签发，或由中国国际贸易促进委员会签发。实际业务中，应根据买卖合同或信用证的规定，提交相应的产地证。在缮制产地证时，应按《中华人民共和国原产地规则》及其他规定办理。 ·普惠制产地证（GSP Certfficate of origin）。目前给予我国普惠制待遇的有澳大利亚、新西兰、日本、加拿大、挪威、瑞士、俄罗斯及欧盟15国，以及部分东欧国家。凡是向给惠国出口受惠商品，均须提供普惠制产地证，才能被受关税减免的优惠，所以不管来证是否要求提供这种产地证，我出口商均应主动提交。普惠制产地证的书面格式名称为格式A（Form A）。但对新西兰还须提供格式59A（Form 59A），对澳大利亚不用任何格式，只须在商业发票上加注有关声明文句。在我国，普惠制产地证由进出口商品检验局签发。 ·纺织品产地证（Certificate of origin Textile product）。对欧盟国家出口纺织品，需提交该产地证。该证是进口国海关控制配额的依据。在我国，该证由地方外经贸委（厅）颁发。GSP产地证是取得关税优惠，而纺织品产地证是取得配额? 证明。对欧盟出口有关产品时，需同时提交两种产地证。 ·对美国出口的原产地声明书。凡属对美国出口的配额商品，如纺织品等，应由出口商填写原产地声明书。有三种格式（l）格式A：单一国家声明书（Single Country Declaration），声明商品产地只有一个国家（2）格式B：多国家产地声明书（Multiple Country Declaration），声明商品的原材料是由两个或两个以上国家生产的；（3）格式C：非多种纤维纺织品声明书，亦称否定声明书（Negative Declaration），凡纺织品的主要价值或主要重量属于麻或丝的原料或含羊毛量不超过17%，则可填用此格式，以说明该类商品为非配额产品。 F.检验证书 国际贸易中检验证书（Inspection Certification）种类很多，分别用以证明货物的品质、数量、重量和卫生条件等方面的情况。检验证书一般由国家指定的检验机构出具，也可根据不同情况，由出口企业或生产企业自行出具。应注意出证机构检验货物名称和检验项目必须符合信用证的规定。还须注意检验证书的有效期。一般货物为60天，新鲜果蔬类为2-3个星期，出口货物务必在有效期内出运，如超过期限，应重新报验。 G.包装单据 包装单据（Packing Document）是指一切记载或描述商品包装种类和规格情况的单据，是商业发票的补充说明。主要有装箱 （Packing List）、重量单（Weight List）、尺码单（Measurement List）。 H.其他单证 其他单证按不同交易情况，由合同或信用证规定，常见的有：寄单证明（Beneficiary"s Certificate for Despatch of Documents）、寄样证明（Beneficiary"s Certificate for DesPatch of Shipment Sample）、邮局收据（Post Receipt）、快速收据（Courier Receipt）、装运通知（Shipping Advice）以及有关运输和费用方面的证明。
交单结汇
A.交单 交单是指出口商（信用证受益人）在规定时间内向银行提交信用证规定的全套单据，这些单据经银行审核，根据信用证条款不同付汇方式，由银行办理结汇。 交单应注意三点：其一是单据的种类和份数与信用证的规定相符，其二是单据内容正确，包括所用文字与信用证一致，其三是交单时间必须在信用证规定的交单期和有效期之内。 交单方式有两种：一种是两次交单或称预审交单，在运输单据签发前，先将其他已备妥的单据交银行预审，发现问题及时更正，待货物装运后收到运输单据，可以当天议付并对外寄单。另一种是一次交单，即在全套单据收齐后一次性送交银行，此时货已发运。银行审单后若发现不符点需要退单修改，耗费时日，容易造成逾期而影响收汇安全。因而出口企业宜与银行密切配合，采用两次交单方式，加速收汇。 B.结汇 信用证项下的出口单据经银行审核无误后，银行接信用证规定的付汇条件，将外汇结付给出口企业。我国出口业务中，大多使用议付信用证，也有少量使用付款信用证和承兑信用证的。主要结汇方式如下： ·议付信用证。议付又称出口押汇。议付押汇收取单据作为质押。按汇票或发票面值，扣除从议付日起到估计收到开证行或偿付行票款之日的利息，将货款先行垫付给出口商（信用证受益人）。 议付是可以追索的。如开证行拒付，议付行可向出口商追还已垫付之货款。 议付信用证中规定，开证行对议付行承担到期承兑和付款的责任，"UCP 500"规定，银行如仅仅审核单据而不支付价款不构成议付。 我国银行对于议付信用证的出口结汇方式，除上述出口押汇外，还采用另外两种：一是收妥结汇，即收到单据后不叙做押汇，将单据寄交开证行，待开证行将货款划给议付行后再向出口商结汇；另一种是定期结汇，即收到单据后，在一定期限内向出口商结汇，此期限为估计索汇时间。因此上述两种方式，对议付银行来说，都是先收后付，但按"UCP 500"规定，银行不能取得议付行资格，只能算是代收行。 ·付款信用证。付款信用证通常不用汇票，在业务中使用的即期付款信用证中，国外开证行指定出口地的分行或代理行为付款行，受益人径直向付款行交单。付款行付款时不扣除汇程利息。付款是不可追索的。显然在信用证方式中，这是对出口商最为有利的一种。 ·承兑信用证。承兑信用证的受益人开出远期汇票，通过国内代收行向开证行或开证行指定的银行提示，经其承兑后交单。已得到银行承兑的汇票可到期收款，也可贴现。 若国内代收行愿意叙做出口押汇（议付），则出口商也可立即收到货款，但此时该银行仅以汇票的合法持票人向开证行要求付款，不具有开证行所邀请的议付行的身份。 3 单证不一致时出口商可采取的措施 在出口业务中，由于种种原因造成单据不符，即单据存在不符点，而受益人又因时间条件的限制，无法在规定期限内更正，则有下列处理方法： ·凭保议付。受益人出具保证书承认单据瑕疵，声明如开证行拒付，由受益人偿还议付行所垫付款项和费用，同时电请开证人授权开证行付款。 · 表提。议付行把不符点开列在寄单函上，征求开征行意见，由开证行接洽申请人是否同意付款。接到肯定答复后议付行即行议付。如申请人不予接受，开证行退单，议付行照样退单给受益人。 ·电提。议付行暂不向开证行寄单。而是用电传和传典通知开证行单据不符点。如开证行同意付款，再行议付并寄单，若不同意，受益人可及早收回单据，设法改正。 · 有证托收。单据有严重不符点，或信用证有效期已过，已无法利用手上的信用证，只能委托银行在向开证行寄单函中注明"信用证项下单据作托收处理"，作为区别，称为"有证托收"。而一般的托收，则称为"无证托收"。由于申请人已因单证不符而不同意接受，故有证托收往往遭到拒付，实是一种不得已而为之的方式。
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http://baike.baidu.com/view/16001.htm#2_1
外 贸 单 证 流 程18步：
1． 客户询盘：一般在客户下正式的Purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。
2． 报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，并发出Proforma Invoice 给客户做正式报价。
3． 得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单确认Purchase Order。
4． 下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。
5． 业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，将PO制成销售订单，交给部门进程员跟进。
6． 下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：
6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。
6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/P，D/A等方式收汇等，需经理确认。
7． 验货：
7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。
7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8． 制备基本文件：按照PO，及工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。
9． 商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10． 租船订仓：
10.1．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（SHIPPING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。
10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。
10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。
10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。
11． 安排拖柜：
11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。
要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等
11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
12．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。
委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。
13． 获得运输文件：
13.1． 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2． 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。
13.3． 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
14． 准备其他文件
14.1．商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。
发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
14.2．FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是 运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。
经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。
可在发货之后不太长的时间内补办。
如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。
有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。
14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。
要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单B/L相符。
15． 交单：
15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
15.2．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
15.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16．业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
17．文件存档：所有的文件包括PO、（PURCHASE ORDER ）L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。
LuckySXyd -
形式发票:要包括物品名称型号数量单价总价币制贸易术语原产国贸易国
箱单:每箱包装的物品名称个数重量以及总件数毛重净重
合同:这个要看签订的条款
报关单的制定:按照合同制定
苏州马小云 -
询盘怎么回？回询盘后杳无音讯怎么办？该不该寄样品？从买家角度看中国外贸业务员
在这个行业这么长时间了，结识不少买家与供应商，见证了很多成功的案例，也眼看着许多客户一步步成长，不免感慨，其实贸易对于任何一个人，何尝不是一个不断学习的过程呢？很多客户经常在烦恼：B2B平台该怎么选？询盘该怎么回？订单怎么来？
其实很多时候，我们换个角度如果今天我是买家，我需要采购。那么许多问题或许会清晰很多，希望以下分享从买家的角度看外贸业务员，能够对大家有帮助。
询盘怎么回？
正常情况下，买家采购的任务是非常多而且不一定完整的。所以外贸人员在收到询盘的时候最好能做到三点，
一.是非常迅速的回复。因为买家不管采购任务是否仓促，其在选择供应商时发送的绝对不只是一封询盘，且通常情况下买家对效率的要求都是比较高的，所以速度是第一关键。
二.是完整的回复。这需要报价业务员对自己的产品非常了解。经常采购的信息是不完整的，业务员最好依靠自己的产品知识，在email 中对产品有完整的介绍。同时包括自己的工厂信息(名称，地址，工厂人数，技术人员人数，主要产品，产量，销售量，有没有进出口权，)，产品的其他信息，包括类似产品推荐，或者提供给采购商可能的其他选择。还有一部分是商务信息，包括交货期，最少订货量，包装，港口，付款方式等等。这对促成最终成交非常有帮助。重要的是：在第一封email中就分几个部分完整的介绍。
我们可以自己考虑假如收到一两句话的传真或者email。上面只有一个价格。在我看来，如果我是买家这样的回复会给我这样几个印象：
1.回复者是贸易公司或者个人，看到讯盘就打听价格，加上利润以后就报价过来。
2.回复者对商务方面不是非常熟悉，继续谈下去可能在许多环节上，需要很多时间相互沟通。
3.同这样的公司做生意，会像挤牙膏一样，时时催促工厂，非常消耗精力。
三.回复的内容完整，但是需要注意简洁。不要把工厂的创业史也搬出来，也不要把口号，标语贴上去。
回询盘后杳无音讯怎么办？
买家和外贸业务员一样，有自己的难处，第一是需要找到qualified 供应商。之后的业务中如果出现各种问题，都会追溯到挑选供应商的环节上。所以，有实力的供应商展现自己的实力是非常重要的。当然，虚假之词只能靠买家自己考察辨别了。
价格是另外一个问题。采购的目标价格通常是非常的低。所以一次沟通就成交非常困难。许多订单的谈到最后就是价格问题。买家也需要时间判断。
买家一般对于询盘阶段的供应商，没有太多时间主动打电话。邮件也是疏于回复。这是经常发生的。供应商不必泄气。在此提出两点是供大家参考的。
1.报价实在一点，否则买家确认的继续联系的名单中就没有你，同时力求完整，参考前文所讲。无论外籍还是中方的员工都喜欢这种报价单。
2.主动联系是重要的。买家也是人，也很懒惰。总是希望能有热情的供应商主动联系，提供新的信息。省下自己的时间。当然注意联系的方法和方式。
买家采购过程中供应商出现问题是经常发生的情况。在此情况下，买家会考虑其他的供应商。这也是为什么有的客户消失一年半载以后又出现的原因。保持最低限度的联系是一个外贸人员的好习惯。这个习惯的难度在于，几个月半年过去没什么效果。从这个角度来讲，你必须佩服一些外贸公司的老的业务员十来年的积累。他们的外语，产品知识可能都不如一些大学生，但是十几年的客户积累确实是一笔巨大的财富。
为什么要P/I？
1.买家的采购人员为了显示自己很牛，效率很高，经常在收到采购任务一两天之内就会给总部传真P/I。供应商切不可自己偷着乐。这时，P/I 主要的性质是供应商单方面的销售承诺。是否执行的选择权在采购方。采购方往往一个订单传真2份以上的不同工厂的P/I。
2.另外一个好处是，工厂在开出P/I以后，往往会认为采购方很有诚意，或者认为成交的可能性非常大。经过几天以后，采购方还可以回过头来要求供应方对P/I作一些修改。一般包括付款条件，免费的零配件或者些许折扣等等，在这个阶段，从买家角度我个人认为比一开始就向供应商提出要求更容易达到目的。这通常也是买家爱惯常的做法。
该不该寄样品？
这是一个让工厂很头疼的问题！每周差不多都有人要样品？每次都寄，实在吃不消，况且大多数都石沉大海。
1.样品费:我个人建议工厂还是主动提出样品费的问题。其实采购商都是被惯坏的。越是可能成交的生意，采购商越是不会吝啬样品费。然而，实际的情况是，大多数中国工厂都生产一样的产品。你不答应，自然有别人答应免费。所以我建议花一点时间研究一下自己的产品有多大程度上的独特之处。对于基本没有自己特色的产品，竞争又非常激烈，同时又渴望订单，你只好免费寄了。买家如果面对同样的几家工厂，产品大致一样，有的免费，有的坚持收费，我还掏钱去买样品，岂不是白痴？
2.速度:不管收费还是免费，速度是关键。这样采购商能判断两个方面的事实，第一，供应商是不是真正的生产厂家，抑或是贸易公司先要来样品然后寄过来。第二，供应商是不是正在生产这个产品，抑或是仅仅具有生产的能力。这两个事实都反映在样品邮寄的速度上面。因此我建议如果安排样品都很吃力的小型外贸公司或者个人，不要轻易的免费邮寄样品。在以往的经验看来，最终成交的供应商，往往在确定样品以后，1到2天就可以把快递号码通知买家。
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